Tips om veilig digitaal te ondertekenen

In onze digitaliserende wereld waarin onze administratieve hygiëne wordt gedicteerd door een ‘clean desk policy’ en informatie en documenten steeds vaker enkel nog online worden bijgehouden, onderging ook de handtekening een transformatie van analoog naar digitaal.

De ‘krabbel’ is voor velen al passé, maar de digitale handtekening neemt vaak diverse vormen aan. Digitale handtekeningen gaan van zeer banaal, zoals het ingeven van een pincode of het aanklikken van een knop waarmee algemene voorwaarden worden aanvaard, tot unieke identificatiemiddelen aangemaakt met een gekwalificeerd middel en gebaseerd op een gekwalificeerd certificaat. Bij dit laatste denken we aan het eID en de itsme-applicatie. Zodra er elektronische gegevens verbonden worden aan andere digitale dossiers met het oog op het ondertekenen van iets, is er sprake van een elektronische handtekening. Ook gezichts- en vingerafdrukherkenningen zijn bijgevolg digitale handtekeningen.

We onderscheiden drie categorieën van digitale handtekeningen: 

• de gewone digitale handtekening; 
• de geavanceerde handtekening;
• de gekwalificeerde handtekening.

Het onderscheid tussen deze categorieën wordt in de eerste plaats bepaald door vier basiscriteria:

• Wordt de ondertekenaar uniek verbonden?
• Kan de ondertekenaar geïdentificeerd worden?
• Zijn de gebruikte gegevens van een hoog vertrouwensniveau?
• Kan men nadien wijzigingen opsporen?

Is het antwoord op elk van deze vragen positief, dan is een digitale handtekening niet langer ‘gewoon’, maar ‘geavanceerd’. De ‘gekwalificeerde’ digitale handtekening onderscheidt zich vervolgens van de ‘geavanceerde’ door bij de aanmaak ervan gebruik te maken van een gekwalificeerd certificaat, uitgegeven door zogenaamde vertrouwensdiensten erkend in België of Europa.

Waarom is dit onderscheid belangrijk? Welnu, enkel de ‘gekwalificeerde’ digitale handtekeningen staan op dezelfde hoogte als een handgeschreven handtekening en moeten in elke lidstaat van de EU erkend worden. De ‘gewone’ en ‘geavanceerde’ handtekeningen zijn daarom niet volkomen waardeloos, ze kunnen bijvoorbeeld in juridische procedures niet zomaar worden geweigerd louter omdat ze niet ‘gekwalificeerd’ zijn. Veelal blijkt uit de begeleidende omstandigheden namelijk ook het akkoord. Het meest voor de hand liggende voorbeeld is daarbij de uitvoering van werken en de communicatie daarrond. Blijven dergelijke begeleidende omstandigheden uit of is er discussie rond de algemene voorwaarden, dan zijn er wel hogere risico’s op langdurige discussies en betwistingen in het geval van ‘gewone’ of ‘geavanceerde’ handtekeningen.

Wie zo weinig mogelijk discussie wil en de garantie dat een elektronische handtekening op dezelfde hoogte staat als een handgeschreven exemplaar, heeft dus een ‘gekwalificeerde’ elektronische handtekening nodig. De eerlijkheid gebiedt ons trouwens te verduidelijken dat een ‘gekwalificeerde’ handtekening zelfs minder voer voor discussies zou mogen geven dan de handgeschreven handtekeningen. Antidateren is veel moeilijker en het vervalsen of nabootsen van handtekeningen wordt quasi onmogelijk.

Aangezien de chip in de Belgische eID-kaart gebruikt kan worden om gekwalificeerde elektronische handtekeningen te plaatsen, volstaan een kaartlezer, een moderne pdf-viewer en de bijhorende eID-software om de garantie te bieden dat je handtekeningen nergens in de Europese Unie ter discussie kunnen staan.

Let er natuurlijk wel steeds op dat bij contracteren op afstand of buiten de lokalen mogelijk strengere consumentenbepalingen van toepassing zijn.